การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นนอกจากจะช่วงประหยัดเวลาของเหล่าพนักงานแล้ว ยังทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น ทำให้พนักงานได้ใช้และพัฒนาศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่อีกด้วย หากบริษัทไหนกำลังเรียกประชุมแบบไม่มีจุดหมาย ไม่มีการกำหนดวาระในการประชุมอย่างชัดเจน เรียกประชุมจนคนในทีมตั้งคำถามว่า "เรียกประชุมอีกทำไมค้าบบบ" ก็คงถึงเวลาแล้วที่ต้องนำ 5 สิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพเหล่านี้ไปปรับใช้ เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี ประหยัดเวลา และได้ผลสูงสุดนั่นเองครับ ว่าแต่ 5 สิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพจะมีอะไรบ้าง Smartcruit รวบรวมไว้ให้แล้ว ไปดูพร้อม ๆ กันเลยครับ
การประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างไร?
ต่อไปนี้จะเป็น 5 ข้อที่ควรทำ หากต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
รู้ไหมว่าบริษัทชื่อดังก้องโลกอย่าง Google เป็นที่รู้จักกันอย่างดีว่าการประชุมในบริษัทนั้น ต้องมีเข้าร่วมประชุมไม่เกิน 10 คน และบริษัท Apple ก็เช่นกัน
1. ถ้าไม่จำเป็น ก็ไม่ควรเรียกประชุม
ถ้าการประชุมนั้นไม่มีความจำเป็น ไม่มีความเร่งด่วน ก็ไม่จำเป็นจะต้องเรียกประชุม แต่เลือกใช้วิธีอื่น ๆ เช่นการส่ง Email เพื่อแจ้งข้อมูลให้คนในทีมหรือในบริษัททราบแทนได้ วิธีนี้นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ยังช่วยสร้างแนวคิดที่ว่าไม่ควรเรียกประชุมหากไม่จำเป็นให้กับคนที่ในบริษัทอีกด้วยครับ แบบนี้ช่วยทำให้บริษัทประหยัดเวลาและงบประมาณไปได้อีกมากเลยทีเดียว
2. ตั้ง Agenda ของการประชุมให้ชัดเจน
การประชุมที่ดีควรมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเห็นภาพเดียวกันในการประชุม และทำให้การประชุมกระชับ ไม่ออกทะเลด้วย ถึงแม้ว่าจะเป็นการประชุมสั้น ๆ ที่ไม่ได้มีอะไรมากมาย แต่ก็ต้องกำหนดหัวข้อประชุมให้ชัดเจนว่าจะคุยเรื่องอะไรบ้าง อย่างน้อย ๆ ก็เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัว เตรียมคำถาม และอื่น ๆ เพื่อนำมาใช้ในที่ประชุมด้วยกันนั่นเอง
3. ใช้เวลาให้น้อยและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้
หากเรากำหนดเวลาในการประชุมไว้ "1 ชั่วโมง" หลาย ๆ ครั้ง ทุกคนจะพยายามพูดถึงเรื่องอื่น ๆ เพื่อให้ครบเวลาประชุมที่กำหนดไว้ ดังนั้น การกำหนดเวลาประชุมให้น้อย ๆ จะเป็นประสิทธิภาพมากกว่าแน่นอน เช่น 15 นาที 20 นาที ทุกคนจะรู้สึกว่า โอเค! เรามาประชุมเรื่องนี้ให้เสร็จกันภายในเวลา 15-20 นาทีกันเถอะ แล้วจะได้ไปทำอย่างอื่นอย่างรวดเร็ว
4. จำกัดจำนวนของผู้เข้าประชุม
รู้ไหมว่าบริษัทชื่อดังก้องโลกอย่าง Google เป็นที่รู้จักกันอย่างดีว่าการประชุมในบริษัทนั้น ต้องมีเข้าร่วมประชุมไม่เกิน 10 คน และบริษัท Apple ก็เช่นกัน เพราะผู้เข้าประชุมทุกคนจะเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงเท่านั้น ซึ่งวิธีกำหนดว่าใครสามารถเข้าร่วมประชุมได้บ้างนั้นจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะมีแต่คนที่ "เกี่ยวข้อง" เท่านั้นในการเข้าประชุม ทำให้มีแต่เนื้อหาเน้น ๆ ได้ผลลัพธ์ที่ดีอย่างแน่นอน
5. จบการประชุมด้วยการสรุปการประชุม และการถามคำถาม
ก่อนจะเลิกประชุม จำเป็นอย่างมากที่จะมีการสรุปสิ่งที่พูดคุยทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และการถามคำถามเหล่านี้ จะทำให้จบการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนต่อควรเป็นอย่างไร?
ใครรับผิดชอบส่วนไหน
มีเวลาเท่าไหร่ในการทำสิ่งที่ได้รับมอบหมาย
😀 อย่าลืมลองนำ 5 ข้อนี้ไปปรับใช้กับการประชุมนะครับ รับอรงว่าจะทำให้การประชุมของบริษัทและทีมต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน และยังช่วยให้พนักงานได้ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าอีกด้วยล่ะครับ